E-Mail-Profile

E-Mailprofile und freie Mailtexte

Mit den Mailprofilen können Sie unterschiedliche Texte den verschiedenen Beteiligten bei einem Kurs zu weisen. Ein Mail besteht jeweils aus einem Text und einer Signatur. Entsprechend können diese beiden Elemente separat verwaltet werden. Nach Erstellung des Mailprofils kann dieses dem jeweiligen Angebot zu gewiesen werden.

E-Mailprofile

Unter Administration – E-Mailprofile finden Sie die vorhandenen Profile und können eigene Profile erstellen.

Übersicht

Wenn Sie ein neues E-Mailprofil erfassen, werden die Inhalte vom Standard E-Mailprofil übernommen.

Standard E-Mailprofil

Es gibt immer ein Standard E-Mailprofil (Gekennzeichnet als Standard), welches auch Mails enthält, die vom System genutzt werden und nicht für ein Angebot relevant sind.

Neues Profil

Sobald Sie ein neues Profil erstellt haben, können Sie die Texte in allen relevanten Mails erfassen. Falls eine Mail nicht verwendet werden soll, können Sie dieses auch deaktivieren.

Beachten Sie den Titel und die Beschreibung des Mails. Diese Informationen sagen aus, für welchen Prozess diese verwendet werden.

Mail definieren

Die Informationen sind in die 2 Bereich «Nicht sprachspezifische Eigenschaften» und «Sprachspezifische Eigenschaften» unterteilt.

Bei den «Nicht sprachspezifischen Eigenschaften» definieren die globalen Anhänge (Müssen in der Dokumentenablage gespeichert sein), die weiteren Anhänge (Termineintrag fürs Outlook, Rechnung, etc.) die mitgesendet werden sollen, sowie die «Signatur». Die Funktion «überschreibe An» bedeutet, dass eine Mail nicht auch an andere Personen, als nur für den Prozess vorgesehenen Empfänger gehen soll. Z.B., wenn Sie das Mail für eine Anmeldebestätigung nicht dem Teilnehmer senden wollen, sondern z.B. an den Vorgesetzten. Sie können hier die Platzhalter verwenden.

In den «sprachspezifischen Eigenschaften» definieren Sie nebst Absender, Empfänger sowie sprachspezifische Anhänge insbesondere den Text des Mails:

Mit dem Platzhaltersymbol werden alle möglichen Platzhalter dargestellt. Nutzen Sie die Suche, um den gewünschten Platzhalter auszuwählen:

E-Mail-Signaturen

Via Administration – E-Mail-Signaturen verwalten Sie die Signaturen. Die Funktion ist identisch wie bei den Texten.

E-Mailprofil dem Angebot zuweisen

Wenn Sie ihr E-Mailprofil angelegt haben, können Sie dieses nun dem Angebot zuweisen und bei Bedarf auch die Mailsignatur, welche im Mailprofil definiert wurde, überschreiben. Mailprofile werden immer auf Stufe Angebot vergeben.