Kursleiterbewerbungen

Mit dem Modul Kursleiterbewerbungen haben Sie die Möglichkeit, Kursleitende zu akquirieren und den gesamten Prozess im TRAININGplus durchzuführen.

Das Modul ist kostenpflichtig und steht nach der Bestellung zur Verfügung. Beachten Sie dazu unser Factsheet mit den Preisen.

Grundaufbau

Mit dem Modul stehen an verschiedenen Orten neue Funktionen zur Verfügung.

Formular Generator

Unter Administration - Formular Generator stehen neue Formulartypen zur Verfügung:

Planungsübersicht

In der Planungsübersicht finden Sie einen neuen Reiter mit den Kursleiterbewerbungen:

Mailvorlagen

Im E-Mailprofil stehen verschiedene Vorlagen für die Kursleiterbewerbung zur Verfügung. Beachten Sie dabei folgende Punkte:

• Prüfen Sie, ob Filter aktiviert sind.
• Aktivieren Sie die Bewerbungs-E-Mails.

Kursleiter Bewerbungsstatus

In den Stammdaten steht neu eine Kategorie für den Bewerbungsstatus mit den dazugehörigen Regeln zur Verfügung.

Angebot - Funktionen aktivieren

Auf Angebotsebene legen Sie fest, ob für ein Angebot Bewerbungen möglich sind.

Kursleiter Bedingungen

Sobald die Bedingung aktiviert und gespeichert ist, erscheint der Reiter «Kursleiter Bedingungen» um Kriterien für die erfolgreiche Bewerbung zu definieren.

Es stehen drei Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

A.      Kriterien

Diese werden in den Stammdaten erfasst. Es können mehrere Kriterien gewählt werden:

B.      Alter

Die Werte können direkt eingegeben werden:

C.      Matrix

Matrix wird über Administration - Formular Generator vorgegeben, z.B. Sprachkenntnisse:

Stufe Kurs

Auf Kursebene steht ein neuer Reiter zur Verfügung. Dort werden Sie die einzelnen Bewerbungen, den jeweiligen Status sowie die ausgefüllten Formulare sehen:

Teilnehmende + KL

Bei Auswahl eines Kursleitenden wird der Reiter «Kursleiter Bewerbungen» dargestellt:

Frontend Module

In der Navigation stehen neue Module zur Verfügung: eines für die Registrierung von Kursleitenden und eines für die Übersicht über ihre Bewerbungen.

Navigation ohne Login für Registration

Navigation mit Login für Kursleiter Bewerbungen

Navigation mit Login für Übersicht der Bewerbungen

Einrichten

Mit folgenden Schritten können Sie das Modul bei Ihnen einsetzen:

Registrationsformular erstellen

Erstellen Sie ein Registrationsformular für Kursleitende. Dieses Formular dient der Erfassung neuer Kursleitender und weist ihnen automatisch die Benutzergruppe «Kursleiter» zu.

Beachten Sie dabei Folgendes:

• Für die Kursleitenden steht eine separate Login-Seite zur Verfügung.
• Falls bereits ein Login besteht, können sich die Kursleitenden direkt dort anmelden.
• Wenn Sie im Formular zusätzliche Angaben abfragen, müssen diese von den potenziellen Kursleitenden ausgefüllt werden.

Bewerbungsformular(e) erstellen

Erstellen Sie ein oder mehrere Bewerbungsformulare. Diese können Sie später auf Angebotsebene auswählen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Verwenden Sie die Matrixfunktion unter den Formulartypen «Varia».
• Erstellen Sie die gewünschte Struktur im Formulargenerator im Bereich «Feld-Gruppen».

Sobald Sie die Struktur in den Feldgruppen erstellt haben, wählen Sie den Formulartyp «Matrix» aus. Anschliessend erfassen Sie den gewünschten Wert, zum Beispiel die Sprachen, und weisen ihn der Matrix zu:

Wenn Sie mit einer Matrix arbeiten, können Sie später auch Bedingungen für eine Bewerbung definieren.

So lässt sich ein bestimmter Wert als Kriterium festlegen, zum Beispiel:

• Die Muttersprache muss Deutsch sein.

Bewilligungsformulare erstellen

Erstellen Sie im Formulargenerator unter «Kursleiter Bewilligungsformulare» die folgenden drei Formulare:

• Zusage
• Absage
• Warteliste

Mit diesen Formularen können Sie Bewerberinnen und Bewerber gezielt über den jeweiligen Entscheid informieren.

Navigation erstellen

Erstellen Sie in der Navigation einen eigenen Bereich für Kursleitende. Dieser kann zum Beispiel wie folgt aufgebaut sein:

In der Hauptnavigation befindet sich das Registrationsformular für Kursleitende:

Unter «Kursleiter Antrag» befindet sich das Modul «Als Kursleiter an Kursen bewerben».

Unter «Deine Bewerbungen» befindet sich das Modul «Kursleiter Meine Bewerbungen».

Bewerbung aktivieren

Legen Sie nun auf Angebotsebene fest, ob für dieses Angebot Kursleiterbewerbungen möglich sind, und wählen Sie die passenden Formulare aus:

Kursstatus einrichten

Die vorgegebenen Kursstatus können nicht gelöscht werden. Legen Sie deshalb einen eigenen Status an, zum Beispiel «Vorbereitung», den Sie für Kursbewerbungen verwenden.

Regeln definieren

Im Reiter «Regeln definieren» legen Sie mit dem Code 3550 fest, welcher Status für Kursbewerbungen aktiv sein soll. Kurse mit einem anderen Status werden in der Bewerbung nicht angezeigt.

Bedingungen definieren

Erfassen Sie nun im Reiter «Kursleiter Bedingungen» auf Angebotsebene die Voraussetzungen, die für eine Bewerbung erfüllt sein müssen.

Wenn Sie Bedingungen festlegen, müssen diese im Formular entsprechend abgefragt werden.

Bewerbungsprozess

Nun startet der Bewerbungsprozess. Nach der Registration und dem Login sehen die Kursleitenden auf der erstellten Seite die verfügbaren Kurse und können sich direkt darauf bewerben:

Anschliessend füllen die Kursleitenden das erstellte Formular aus und reichen ihre Bewerbung ein:

Auf der Seite «Deine Bewerbungen» erhalten die Kursleitenden eine Übersicht über ihre eingereichten Bewerbungen und den jeweiligen Bewerbungsstatus:

Prozess der Bewilligung

Übersicht

In der Planungsübersicht im Backend sehen Sie die eingegangenen Bewerbungen und können diese direkt bearbeiten:

Entscheid

Öffnen Sie die Bewerbung und wählen Sie eine der drei Optionen: «Bewerbung akzeptieren», «Auf Warteliste setzen» oder «Bewerbung ablehnen»:

Wurde bereits ein Entscheid getroffen und später geändert, passen Sie den Eintrag im Dropdown-Feld «Bewerbungsstatus» an und speichern Sie die Änderung.

Wenn Sie auf eine der Entscheidungs-Schaltflächen klicken, öffnet sich das Formular, das Sie beim Angebot hinterlegt haben:

Wenn Sie die Option «Bewerbung akzeptieren» wählen, können Sie die Person direkt als Kursleitung für den Kurs festlegen:

Tipps und Tricks

Für die Kursleiterbewerbung empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

• Planen Sie Formulare vor der Erfassung vollständig. Überlegen Sie frühzeitig, welche Angaben bei Registrierung, Bewerbung und Bewilligung tatsächlich benötigt werden.
• Setzen Sie zusätzliche Pflichtfelder gezielt ein. Fragen Sie nur Informationen ab, die für den Prozess wirklich relevant sind.
• Bauen Sie Bewerbungsformulare möglichst einheitlich auf. Das erleichtert die Verwaltung und spätere Auswertung.
• Definieren Sie Bedingungen nur dann, wenn die entsprechenden Angaben im Formular auch abgefragt werden.
• Prüfen Sie Mailvorlagen frühzeitig. Kontrollieren Sie, ob die richtigen Vorlagen aktiviert sind.
• Verwenden Sie in der Navigation klare und verständliche Bezeichnungen, damit sich Kursleitende schnell zurechtfinden.
• Testen Sie neue Angebote zuerst vollständig, bevor Sie diese produktiv einsetzen.
• Verwenden Sie Statuswerte bewusst und einheitlich, damit jederzeit ersichtlich ist, welche Kurse für Bewerbungen sichtbar sind und wie weit der Prozess fortgeschritten ist.
• Erfassen Sie den Kurs zunächst ohne Kursdatum. So können sich Kursleitende bereits bewerben und alle Angaben werden frühzeitig erfasst.
• Sobald die Daten festgelegt sind, setzen Sie den Kursstatus auf «Vorbereitung». Danach können Sie die Bewerbungen gezielt prüfen und die passende Auswahl treffen.